С чего начинается бухгалтерская проверка?Бухгалтерия. Налоги. МСФО.
КАК ИЗУЧИТЬ МЕЖДУНАРОДНЫЕ
СТАНДАРТЫ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ И
СТАТЬ УНИКАЛЬНЫМ СПЕЦИАЛИСТОМ ЗА КОРОТКИЙ СРОК
Получите бесплатный доступ к серии
видеоуроков по МСФО в интернет прямо сейчас!
ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К УРОКАМ, А ТАКЖЕ ПОЛУЧАЙТЕ НОВОСТИ О НАШИХ ТРЕНИНГАХ И ИВЕНТАХ

С чего начинается проверка?

Ах, как же не хочется о плохом!

Но эту поучительную историю я решила рассказать для того, чтобы этого самого плохого в нашей бухгалтерской жизни было хоть чуть-чуть меньше. А может быть и не было совсем….

Замечательный утренний день. И даже  сладкое воспоминание о проведенных выходных и  предстоящая утомительная рабочая неделя не испортили начала рабочего дня. В офисе пахло кофе, коллеги, обмениваясь свежими впечатлениями, радостно суетились, включая компьютеры и настраиваясь на рабочий лад.

Трудовая инспекция всегда начинает проверку с запроса документов по перечню.

Трудовая инспекция всегда начинает проверку с запроса документов по перечню.

 

Как вдруг радостную ауру встречи разрезал звонок.

«Надо бы поменять мелодию звонка!-подумала я. Звучит уж очень тревожно!»

Подумала-и не ошиблась. звонок действительно изменил все мои дневные планы.

—  Алло, Елена Юрьевна! Здравствуйте! Это Катя! Ну помните, которая у Вас работала?!! У меня беда!

 

Катя? Голос был до боли знакомый, но я сразу не сообразила, что это моя одна из самых талантливейших работников, которая начинала с кассира, а потом, целеустремленно и настойчиво осваивая профессию бухгалтера, выросла до заместителя бухгалтера одной из крупных компаний, а теперь метила на место главного.

 

— Ах да, Катя! Здравствуйте.  Что случилось?

— У нас проверка!!! Трудовая инспекция!!! Говорят, что документооборот не соответствует требуемому. Штрафы обещают космические!

 

Всегда уравновешенная, предупредительная, очень педантичная к своим обязанностям, девушка не справлялась с эмоцией, и тогда я поняла, что надо спасать.

 

— Катя, не волнуйтесь,- я старалась говорить, как можно спокойнее,-скажите проверяющим, что все соответствующие регламенту документы в вашей компании есть, просто сейчас они находятся на проверке и доработке у юристов, и завтра утром будут ими представлены.»

— Спасибо, спасибо. Да, конечно, а что потом?!!

— А потом, Вы соберетесь и приедете ко мне для окончательного решения вопроса.

Мне показалось, что вместе с выдохом, Екатерина испустила дух, такая мертвая тишина наступила на другом конце провода.И лишь через минуту она произнесла:

— Еду.

Дальше хочется написать, как в русской сказке

 

ПРОШЛИ ГОДЫ….

Шучу, конечно. К вечеру этого дня мы все вместе изготовили все недостающие документы для трудовой инспекции. А заодно и смоделировали приход все остальных проверяющих органов, которых на сегодняшний день развелось ой как много. Смоделировали и сразу же провели инвентаризацию имеющихся документов, для того, чтобы и там создать недостающие.

И когда день закончился, я решила, что сложившаяся ситуация является для меня обязывающим поводом написать статью.

Статью о том, какие же документы должны быть на ЛЮБОМ функционирующем предприятии для того, чтобы главного бухгалтера не лихорадило также, как нашу очаровательную героиню.

ИТАК 

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

1.Устав ( последняя редакция) . Причем предыдущие редакции желательно тоже хранить. Если Устав утерян, то необходимо обратиться  с заявлением в налоговую выдать его копию.

2. Учредительный договор, составленный в соответствии со статьей 89 ГК РФ

3. Протокол или решение о создании ООО

4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества

5. Список участников ООО

6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)

7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность

10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя

11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Если помещение является местом жительства руководителя

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Их необходимо хранить даже после истечения срока годности для доказательств и обоснованности в действующий период.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Это только в том случае, если компания состоит в СРО.
  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Это касается в основном организаций, которым эти допуски необходимы для осуществления деятельности. Хранятся также после истечения срока действия.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если того требует закон.
  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Для компаний, осуществляющих поставки товаров.
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Кадровые документы

 

  1. Трудовые книжки всех работников
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
  5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    Все нормативные документы (Приказы, Положения, Акты, принятые в организации) должны быть доведены до сведения сотрудников. Это можно сделать разными способами:

а) Получение росписи сотрудника на самих документах ( обычно делается в случае, если в организации маленькая численность сотрудников);
б) прикрепление листа ознакомления непосредственно к нормативному документу, с которым сотрудники ознакомлены;
в) ведение журнала ознакомления в случае, если большой штет и количество документов для ознакомления сотрудников велико.Штатное расписание (форма Т-3)

6. Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально, организация не несет административной  ответственности за его отсутствие, но на практике Трудовые инспекции его все же требуют.

       7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным.
     

       8. Правила внутреннего трудового распорядка. Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.

      9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение). Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.

   10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска

Их можно вести электронно, в формате Exel или в программе 1С.
Уведомления же о начале отпуска сотрудника необходимо распечатывать в 2-х экземплярах, один из которых вручать сотруднику. а второй хранить в документах с отметкой сотрудника  о получении.

  11. Личные карточки (форма Т-2)

  12. Приказы и распоряжения. Это самые важные документы, которые хранятся в организации 75 лет.

  13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.). Эти документы приобретают важность только  в том случае, если на их основании формируются приказы или распоряжения.

Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

  1. Это бухгалтерские документы, но Трудовая инспекция очень любит проверять их наличие. И не только за текущий год.

  14. Документы по аттестации рабочих мест.

  1. Все больше и больше входят в кадровый документооборот, как регламентированный сегмент. С 2015 года обещают штрафовать усиленно за отсутствие аттестации.
  2. Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).

  15. Документы по охране труда.

  1. Это огромный перечень документов и составить его в случае, если производство требует соблюдения особых нюансов, думаю, будет трудно. Поэтому всегда рекомендую использовать  услугами аутсорсинговых специализированных компаний. Так как неучтенные пункты таких документов могут не только обострить взаимоотношения с Трудовой инспекцией, но и явиться причиной спора с сотрудником в случае возникновения зависимых ситуаций.

 Документы, которые не обязательны, но их наличие все же  приветствуется:

  1. Коллективный договор
    Если хотя бы один! сотрудник изъявил желание подписать коллективный трудовой договор, то его наличие в организации становится обязательно.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Любое премирование должно быть закреплено этим документом. Строго говоря, необходимо следить, чтобы выплаты сотрудникам  были регламентированы  Внутренними Нормативными Актами предприятия (  Это могут быть Приказ, Трудовой договор, Положение).Отсутствие указания размеров, сроков и особенностей при выплатах сотрудникам является причиной многих разногласий с Трудовой инспекцией.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если информация об обязанностях сотрудника не полностью указана в Трудовом договоре.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Критично необходим, если работа сменная.
  7. Положение о коммерческой тайне 
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Особые списки: К ним относятся а) списки несовершеннолетних работников б) списки работников-инвалидов;

в) списки беременных работниц;
г)  женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
д) одиноких матерей;
е) лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
ж) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
з) работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
Удивительно, но к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

      9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников 

При наличии таких работников – обязательны.

Штрафы при проверке трудовой инспекцией иногда непосильны для компании.

Штрафы при проверке трудовой инспекцией иногда непосильны для компании.

 Подводя итоги…

Хочется вспомнить состояние нашей героини, которая может быть не знала или не придавала значения всей сложности ситуации, связанной с проверкой и штрафами по ее окончанию.  Зная Катерину, думаю, что не догадывалась.

Зато теперь, уверена, что она  будет действовать наперед.

К проверке нужно быть готовым. Всегда. Думать и знать-две разные вещи. Так вот в отношении с проверяющими органами, необходимо ЗНАТЬ. Так как цена незнания слишком высока. Хотя, всегда можно найти альтернативу-обратиться в компании, которые занимаются непосредственно составлением подобного рода документов и несут ответственность за  правильность их составления.

P.S. Кстати, надеемся, что у Вас уже есть в арсенале наша инструкция по проверке налоговых рисков в компании. Если нет, то настоятельно рекомендуем получить ее и проверить свою организацию, чтобы устранить главные риски до прихода налоговых инспекторов.

Ну а мы всегда к Вашим услугам ALENVIK FINANCE  и я 

 

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

ЕСТЬ ВОПРОСЫ ПО КОРПОРАТИВНОМУ ОБУЧЕНИЮ ИЛИ НУЖНА ПОМОЩЬ? Пишите нам на почту info@alenvik.ru или звоните по телефону +7(495) 178-04-15, а также по Skype: dikanskajaelena16 Время работы службы поддержки 10:00 - 18:00 (по Москве)